電話応対の基本情報 11

電話が鳴ったらすぐに出る

何コール以内に出ましょうと、ビジネスの現場では「待たせない」ことを最優先に教えられたと思います。

一言添えてから

「お待たせ致しました」

「大変お待たせ致しました」

電話をかけてきた方はこちらの事情は分かりませんので、出るのが遅くなった時には、言い訳なし!息を切らして出るのもなし!感じ良く、お詫びの言葉を添えてから出ましょう。

 

相手の都合を確認する

電話をかける時、特に、携帯電話にかける時は、どこにいらっしゃる時なのか皆目見当がつきません。

第一声の一言

相手が電話に出たらいきなり用件に入らず、「今、お話ししてもよろしいでしょうか」など、相手の都合を配慮する一言を入れることをお忘れなく。
問題ありませんと言われ、話し始める時も、少し長くなりそうなのですが…など、大体の所要時間も告げると、より良いでしょう。

 

相づち

聞いているのか聞いていないのか、確かめ合うのは、相づちです。
何の反応もせず黙って聞いていませんか?マメに相づちを入れすぎるのも、話が進みにくいですので、適度に…

なるほど!

「なるほど!」よく耳にすると思われている方もいらっしゃると思います。
私もこの相づちを初めて聞いた時、しっかり理解しているような力強い相づちだな、と思いました。

しかし、気が付けば、最近「なるほど!」が蔓延している気がしませんか。

 

保留は速く押しすぎない

少々お待ちくだ…(保留音)相手の声も最後まで聞く。自分の声も尻切れトンボにしない。

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