ビジネスメール 30本ノック その23

  1. メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送るための小さなコツのひとつです。それは型に当てはめていくこと。「何から説明をしよう…」と頭の中で整理してから通常メールを打ちますが、この型に当てはめるのなら、文字にしながら整理ができるので、頭の中での構成よりもはやく整理がつきます。是非一度!試してください。

  1. 結論
  2. 理由
  3. 詳細

具体例

下記のメールを見比べてみましょう。

 

例①

その日は夏休み休暇で旅行中です。21日には帰りますが、大阪に到着するのが夜です。都合がつきそうにありませんので、今回は参加することができません。申し訳ございません。

 

例②

今回は参加することができません。 ← 結論
その日は夏休み休暇中でして、旅行に出ており大阪にはおりません。 ← 理由
戻りは21日ですが、到着が夜になります。申し訳ございません。 ← 詳細

 

受け取る側は、例②の方がよりはっきりと参加できない意思表示とその理由をくみ取ることができます。

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